VNES - SmartSAMS là hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp đầu tiên tại Việt nam trong lĩnh vực khách sạn / căn hộ dịch vụ cho thuê. Được thiết kế để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu rất chuyên biệt trong lĩnh vực đang phát triển rất nhanh này, VNES -  SmartSAMS tự hào là phần mềm được chọn sử dụng trong nghiệp vụ quản lý tại nhiều doanh nghiệp kinh doanh khách sạn / căn hộ dịch vụ cho thuê hàng đầu tại Việt nam.

A. Sơ lược các đặc điểm / tính năng của VNES SmartSAMS:

• Quản lý số lượng không hạn chế các địa điểm xây dựng / tòa nhà (building)
• Quản lý số lượng không hạn chế các phòng / căn hộ trong một tòa nhà
•  Nhanh chóng truy xuất tình hình cho thuê, tình trạng vệ sinh / bảo trì của toàn bộ các phòng / căn hộ tại bất kỳ thời điểm nào (kể cả trong tương lai và quá khứ) và trong bất kỳ giai đoạn nào
• Tất cả thông tin quan trọng về phòng / căn hộ đều được hiển thị trên các sơ đồ Layout trực quan, mỗi trạng thái khác nhau của phòng / căn hộ được biểu thị rõ ràng qua một màu sắc khác nhau theo thiết lập của doanh nghiệp.
• Tìm kiếm và tra cứu thông tin hợp đồng, thông tin khách hàng, hoá đơn dịch vụ … nhanh chóng và mạnh mẽ dựa trên sức mạnh của bộ công cụ “Tìm kiếm vạn năng”
• Hệ thống tích hợp “Call Monitoring” cho phép ghi nhận cuộc gọi điện thoại và tính cước nhanh chóng, chính xác cho khách cư ngụ
• Báo cáo tỉ lệ khai thác phòng, doanh thu trên hợp đồng, doanh thu thực tế … hàng ngày, hàng tháng, hàng năm cho các loại hợp đồng dài hạn, ngắn hạn
• Mọi thông tin đều có thể được kết xuất sang MS Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng
• Bảo mật tuyệt đối: người dùng được gán các quyền khác nhau trên từng chức năng cụ thể của chương trình và các thay đổi, cập nhật lên dữ liệu quan trọng đều được ghi nhận lại

B. Các phân hệ / chức năng của VNES SmartSAMS:

Quản lý phòng / căn hộ (Room / Apartment Management):

• Quản lý các tòa nhà / địa điểm xây dựng
• Quản lý danh sách các loại phòng / căn hộ (Room / Apartment Types)
• Quản lý danh sách các phòng / căn hộ (Room / Apartment Units)
• Quản lý danh mục + số lượng các vật dụng / tiện nghi tiêu chuẩn trong mỗi phòng và cập nhật số lượng vật dụng / tiện nghi tteo thực tế để lập báo cáo
• Khai báo vị trí phòng / căn hộ trên sơ đồ phù hợp với vị trí của phòng / căn hộ trong thực tế để dễ dàng xem xét tình trạng cho thuê, tình trạng vệ sinh / bảo trì bất kỳ căn hộ nào tại một thời điểm bất kỳ
• Quản lý kế hoạch bảo trì / sữa chữa / vệ sinh cho các phòng / căn hộ (hàng ngày / tuần / tháng / năm hoặc theo số giờ / ngày / tuần / tháng / năm). Tự động tạo các công việc dựa trên kế hoạch đã thiết lập và theo dõi quá trình thực hiện công việc trong thực tế. Chức năng Lập kế hoạch công việc còn cho phép tạo và theo dõi các công việc của các phòng / bộ phận khác trong đơn vị
• Quản lý chìa khóa (Keys) của toàn bộ các phòng / căn hộ trong doanh nghiệp

2.  Quản lý hợp đồng / nghiệp vụ cho thuê phòng / căn hộ (Room / Apartment Leasing Management)

• Quản lý các hợp đồng cho thuê dài hạn (Long-term) cũng như các nghiệp vụ cho thuê ngắn hạn (Short-term) ở cả ba giai đoạn: đặt trước (Booking or Reservation), đang ở (Living) và kết thúc (Done or Moved-Out). (Các hợp đồng / đặt phòng bị hủy – Cancelled - cũng được ghi nhận lại và được theo dõi). Ngoài ra còn có chức năng quản lý các hợp đồng cho thuê khác (ngoài hợp đồng cho thuê căn hộ, ví dụ như chỗ đậu xe, các phòng họp, lớp học …)
• Quản lý các dịch vụ kèm theo hợp đồng (Contract Companion Services) cung cấp cho khách hàng
• Quản lý các thông tin tham khảo cần thiết dùng cho hợp đồng thuê phòng như các công ty khách hàng, các đại lý…
• Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra MS Excel) các hợp đồng thỏa một hoặc tập hợp một số điền kiện truy vấn bất kỳ
  

3. Quản lý khách cư ngụ và khách hàng (Tenant and Customer Management):

• Quản lý việc Check-In, Check-Out cho khách cư ngụ
•  Quản lý thông tin khách cư ngụ (Tenant) và khách hàng khác (Customer – khách hàng có sử dụng các dịch vụ nhưng không cư ngụ). Theo dõi các ý kiến đóng góp, than phiền của khách cũng như ghi nhận những thông tin trợ giúp cho việc phục vụ khách hàng (sở thích, thói quen … của khách).
• Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra MS Excel) các khách hàng thỏa một hoặc tập hợp một số điền kiện truy vấn bất kỳ (giới tính, ngày sinh, quốc tịch, hết hạn visa …)
• In ra các báo cáo phục vụ cho việc khai báo với chính quyền: phiếu đăng ký khách ở (Registration card), báo cáo khách ở tại doanh nghiệp …
• Quản lý các dịch vụ hỗ trợ khách hàng (Customer Support Services): tổ chức các lớp học, các cuộc thi …

4. Quản lý hóa đơn dịch vụ khách hàng (Billing System):

Nhập – in hóa đơn dịch vụ khách hàng
Tự động tính và tạo hóa đơn (Bill) cho tiền thuê căn hộ và hóa đơn cho các dịch vụ đi kèm với hợp đồng

• Tự động tạo hóa đơn tiền điện thoại (Telephone Bill) nếu doanh nghiệp có hệ thống tổng đài ghi nhận cuộc gọi và sử dụng chương trình VNES Call Monitoring
• Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra MS Excel) các hóa đơn thỏa một hoặc tập hợp một số điền kiện truy vấn bất kỳ phục vụ cho việc Check-out của khách ngắn hạn

5. Trung tâm thông tin – báo cáo (Information Center and Reports):

• Xem tình hình sử dụng / khai thác / vệ sinh căn hộ (trình bày trên sơ đồ vị trí) tại một thời điểm bất kỳ hoặc trong một giai đoạn bất kỳ
• Báo cáo cho một hoặc tập hợp các loại hình sử dụng / khai thác bất kỳ. Mỗi loại hình sử dụng / khai thác được thể hiện trên báo cáo bằng một màu riêng tùy theo thiết lập của doanh nghiệp
• Lịch biểu Check-in và Check-out của mọi căn hộ (trình bày trên sơ đồ vị trí)
• Sơ đồ vị trí, hiện trạng cho thuê và số điện thoại của mọi căn hộ
• Báo cáo hiện trạng khai thác
• Báo cáo tỉ lệ khai thác
• Báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm
• Thống kê tình hình sử dụng / khai thác theo từng loại hình ở mọi thời điểm

6. Quản lý cuộc gọi điện thoại (Phone Control):

• Nếu tổng đài điện thoại của doanh nghiệp có tính năng xuất dữ liệu cuộc gọi và có sử dụng chương VNES Call Monitoring để ghi nhận lại các cuộc gọi này và đưa vào cơ sở dữ liệu của VNES SmartSAMS, thì đây là module để quản lý các cuộc gọi đó
• Quản lý các vùng và giá cuộc gọi
• Quản lý các máy trạm (Tel Extension) trong doanh nghiệp, máy trạm có thể gắn với một căn hộ nào đó  Quản lý các cuộc gọi
• Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra MS Excel) các cuộc gọi thỏa một hoặc tập hợp một số điền kiện truy vấn bất

7  Các chức năng Tiện ích:

• Khai báo danh mục các điểm dịch vụ (Sale point), danh mục các dịch vụ và giá chuẩn …
• Theo dõi và cập nhật các hóa đơn dịch vụ khách hàng, kết xuất hóa đơn dịch vụ sang hệ Kế toán VNES -  SmartACC
• Quản lý giấy báo nợ (Debit Note) và biên nhận thu tiền (Official Receipt)

C. Đặc điểm kỹ thuật và mô hình khai thác hệ SmartSAMS:

Phân tích – thiết kế: Rational Rose 2002

Cơ sở dữ liệu: MS SQL Server 2000

·     Ngôn ngữ lập trình và công nghệ: MS Visual Basic 6.0, Win32 API, MS Visual C++ 6, COM

Ngôn ngữ trên giao diện của chương trình: tiếng Anh hoặc tiếng Việt

·     Mô hình phát triển: mô hình máy khách / máy phục vụ theo cấu trúc ba lớp (Three-tiers Client / Server Model)